VISITA TÉCNICA AO ARQUIVO PÚBLICO

VISITA TÉCNICA AO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL DE JACOBINA

NO DIA 08 DE JUNHO DE 2016, FOI REALIZADA UMA VISITA TÉCNICA COM A TURMA DO 4º ANO SECRETARIADO – MATUTINO, AO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL DE JACOBINA.

A MESMA CONTOU COM A PARTICPAÇÃO DAS ALUNAS DO CURSO TÉCNICO EM SECRETARIADO: ALINE, EVANEIDE, JOYCE, REGIANE, TAINARE, UANDA E VANESSA E DAS PROFESSORAS, RONISE SAANE E SUELI, QUE MINISTRAM AS DISCIPLINAS GESTÃO DE DOCUMENTOS E TÉCNICAS DE ARQUIVOS E ORGANIZAÇÃO E TÉCNICAS SECRETARIAIS RESPECTIVAMENTE.

A VISITA TEVE POR OBJETIVO PROMOVER A VIVENCIA DAS ALUNAS NO TOCANTE A PRÁTICA SOBRE PROCESSOS DE ARQUIVAMENTOS DE DOCUMENTOS EM GERAL E EM ESPECIFICO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS BEM COMO DESPERTAR NESTAS O INTERESSE PELA PRESERVAÇÃO E VALORIZAÇÃO DO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL COMO UMA ENTIDADE RESPONSÁVEL POR PARTE DE NOSSA HISTÓRIA E MEMORIA.

CONTAMOS COM A EXCLENTE EXPLANAÇÃO DA PROFESSORA E FUNCIONÁRIA DO ARQUIVO SRª JOSENILDA, QUE FEZ ESCLARECIMENTOS SOBRE VÁRIOS TÓPICOS A RESPEITO DO ARQUIVO E DOS DOCUMENTOS QUE ALI SE ENCONTRAM.

A VISITA FOI RELEVANTE PARA APRENDIZAGEM DAS ALUNAS, POIS SEGUNDO AS MESMAS PUDERAM OBTER VÁRIOS CONHECIMENTOS COMO POR EXEMPLO, O PROCESSO DE RECUPARAÇÃO DE UM DOCUMENTOS DANIFICADO,    ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS NO ESPAÇO FISICO DO ARQUIVO, FORMA DE SELEÇÃO DO DOCUMENTO, DIFERENÇA DE TIPOS DE ARQUIVOS, A GUARDA DOS DOCUMENTOS DE VALOR HISTÓRICO LOCAL, USO DE EPI NO AMBIENTE DO ARQUIVO ETC.

CONTUDO VERIFICAMOS DURANTE A VISITA QUE O ORGÃO AINDA PRECISA DE UMA ASSISTENCIA MAIOR DO PODER PÚBLICO, NO QUE DIZ RESPEITO ÁS CONDIÇÕES DE GUARDA DOS DOCUMENTOS, DA FORMAÇÃO DOS DEMAIS FUNCIONÁRIOS PARA ATUAR NA ÁREA DE ARQUIVOLOGIA, DE DAR “VIDA” AO AMBIENTE NO SENTIDO DE MOSTRAR A COMUNIDADE JACOBINENSE QUE A MEMORIA E A HISTORIA PERMANECEM VIVAS NAQUELE ESPAÇO, DA INFORMATIZAÇÃO E DIGITALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS, ENFIM DE UMA MELHOR ESTRUTURA PARA O NOSSO ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL.

ASSIM NOS SENTIMOS REALIZADOS COM A VISITA E NOS DISPOMOS A ESTÁ COLOBORANDO COM A MELHORIA DESTA INSTITUIÇÃO BEM COMO VIABILIZAR UMA PARCERIA ENTRE CEEP FELICIDADE E ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL DE JACOBINA.

Tipo de Arquivamento

Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem

arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.

2.8. Diferenciação entre biblioteca e arquivo

As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se

precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Como já foi visto, os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo, pesquisa e consulta.

Os arquivos são órgãos receptores, enquanto as bibliotecas são colecionadores. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações, ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integral mente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais.

Além disso há significativa distinção quanto aos métodos empregados em

um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado, o arquivista não o faz tomando por base partes do material. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta, um relatório ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relação às demais peças, isto é, em relação à inteira documentação, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecário, ao contrário, avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Por isso, os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto.

O bibliotecário, no arranjo de seu material, que consiste em peças avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificação. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos, mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Daí surgiu o princípio da proveniência, pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação. Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a

arquivista, de conjuntos de documentos.

2.9. Centros de documentação ou informação

Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia, da arquivista e da informática, sendo o seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. Em síntese, o centro de informações tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informação. A essência da documentação deixou de ser o documento, para ser a informação em si mesma. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de, por carência de

informações, resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas anteriormente.

3. Organização e Administração de Arquivos Correntes

A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser

fixados os valores da documentação recolhida1. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes, lembrando que é um dos princípios básicos da arquivista conservar, nos arquivos de custódia, o arranjo original.

Assim que o valor primário (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe

de existir, deverão ser descartados, recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário, caso contrário, tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes.

Logo, a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer

com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos são eficientemente administrados quando:

a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem

transtorno ou confusão;

b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção

enquanto indispensáveis às atividades correntes;

c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o

necessário a tais atividades, a menos que tenham valor contínuo para

pesquisa e outros fins.

Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados.

A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da

maioria dos documentos, lutando para limitar sua criação, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo permanente, ou ao “limbo” de um depósito intermediário. A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difícil se torna administrá- los. Geralmente, os documentos mais valiosos são os que se referem às origens, à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão, e aos seus programas essenciais. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição.

Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como tal, quando são inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. As orientações neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, além disso, são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente, porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor para

as operações correntes, quando já se tornou obscura a sua identificação.

A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases:

a) levantamento de dados;

b) análise dos dados coletados;

c) planejamento;

d) implantação e acompanhamento.

3.1. Levantamento de Dados

O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação.

É preciso analisar o gênero dos documentos; as espécies de documentos

Mais freqüentes; os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado

do arquivo (número de pessoas, salários, nível de escolaridade, formação

profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação), a

localização física (extensão da área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio), meios de comunicação disponíveis (telefones, fax).

3.2. Análise dos dados coletados

Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

3.3. Planejamento

Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.

3.3.1. Posição do arquivo na estrutura da instituição

Recomenda-se que seja a mais elevada possível, ou seja, que o arquivo seja

subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas.

3.3.2. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de

arquivo

A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas

fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.

3.3.2.1. Centralização

Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local, mas

também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, frequentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar. Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos, nítida delimitação de responsabilidades, constituição de conjuntos arquivísticos mais completos, redução dos custos operacionais, economia de espaço e equipamentos.

3.3.2.2. Descentralização

A descentralização, por si só, é um grande ato de classificação.

Deverá ser aplicada em nível de departamento, mantendo-se o arquivo junto a

cada departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios:

 Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos, também denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.

 Descentralização das atividades de controle e dos arquivos

3.3.2.3. Coordenação

Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez,

segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL,que exercerá funções normativas, orientadoras e controladoras. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas específicas de operação, a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização o e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas específicas de operação, a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenação poderá constituir- se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.